Le chef de file canadien en matière de simulation en temps réel partage son savoir-faire
OPAL-RT TECHNOLOGIES fait part de ses 20 années de succès avec les feuilles de temps TimeControl
La firme montréalaise OPAL-RT TECHNOLOGIES a été fondée en 1997 sur une vision claire : rendre accessibles à tous les ingénieurs et chercheurs des systèmes de simulation en temps réel de pointe qui leur permettront de transformer rapidement leurs idées innovantes en réalité grâce au prototypage et à la mise à l’essai de leurs concepts.
Aujourd’hui, après 25 ans d'expérience consacrés à aider les clients à respecter le calendrier et le budget pour la conception de systèmes mécaniques et électriques complexes dans les secteurs de l'automobile, de l'aérospatiale, de l'électronique de puissance et des systèmes d'alimentation, OPAL-RT TECHNOLOGIES se situe à l’avant-garde du développement de systèmes matériels et logiciels de pointe. Ses solutions repoussent les limites des simulations SIL (software-in the-loop) et HIL (hardware-in-the-loop) et du prototypage rapide de lois de commande afin d’accompagner les clients dans le développement de la prochaine génération d'avions, de réseaux électriques ou de véhicules à conduite autonome.
Le système de feuille de temps multifonctionnel TimeControl® de Logiciel HMS a joué un rôle clé tout au long du parcours d'innovation et de croissance d'OPAL-RT.
Mis en œuvre pour la première fois en 2002, TimeControl est maintenant utilisé par près de 300 employés d'OPAL-RT, la plupart d'entre eux étant en poste à Montréal et les autres travaillant dans des filiales en Inde, aux États-Unis, en Chine et en Allemagne.
« En tant que société de recherche et de développement, il est vital que nous disposions d'un système fiable pour assurer le suivi et la gestion du temps de notre équipe», explique Irene Peres, directrice du département métrique et qualité d'OPAL-RT, « plus le niveau de détail de nos données sur l’emploi du temps est élevé, plus notre entreprise fonctionne bien. »
D'importants avantages pour les rapports de crédits d’impôt
Les feuilles de temps sont remplies chaque semaine, ce qui permet à l'entreprise de suivre les tâches des employés au niveau détaillé du projet tout en identifiant les tâches qui sont admissibles aux crédits d'impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE) – un avantage clé qui permet à l'entreprise de récupérer une partie importante de son investissement en R&D au Canada.
« Pour être admissible au programme RD&DE, il est important de connaître la personne qui a fait le travail, quel travail cette personne a effectué, ainsi que le superviseur qui a approuvé le travail. Sachant comment TimeControl est structuré, nous pouvons facilement voir tout cela », dit Mélanie Vaillancourt, contrôleur financier d'OPAL-RT, précisant que les crédits d'impôt du gouvernement sont disponibles pour les salaires et les traitements en R&D, ainsi que pour les projets de recherche précompétitive en partenariat privé.
« Le flux de travail du crédit d'impôt se déroule de manière si fluide, poursuit-elle. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles OPAL-RT est restée fidèle à TimeControl lorsqu'elle a pris la décision de déployer le logiciel d'entreprise Microsoft Dynamics NAV en 2018. » OPAL-RT a ensuite pu utiliser l'API TimeControl pour configurer l'intégration mutuelle des données avec Dynamics NAV.
« TimeControl répond à nos besoins d'affaires en amont et fournit la connectivité dont nous avons besoin en aval pour communiquer avec nos autres systèmes critiques de mission », explique Mme Vaillancourt, notant que le seul changement qu'ils ont apporté a été de passer au nuage, en migrant vers un abonnement à un logiciel-service TimeControl Online. « C'était une grande victoire pour nous de pouvoir conserver les mêmes processus de gestion de feuilles de temps après la migration de notre système sur site vers le nuage », ajoute-t-elle.
Les données sur l’emploi du temps : une valeur inestimable pour le fonctionnement de l’entreprise
Chez OPAL-RT, TimeControl fonctionne de façon transparente en tant que partie intégrante d'un « écosystème d'outils » pour soutenir les opérations commerciales, notamment Microsoft NAV, Microsoft Project et Jira Software, un outil qui prend en charge les méthodes de gestion de projet agiles. Non seulement TimeControl permet aux utilisateurs de gérer leurs heures pour la paie – notamment le suivi des vacances, des congés de maladie et du temps accumulé afin qu'ils n'aient pas à vérifier constamment auprès des Ressources humaines – mais il offre également une fonction cruciale de soutien aux projets, en permettant aux utilisateurs de suivre leurs heures tâche par tâche afin que les gestionnaires de projet puissent savoir d'un coup d'œil si les activités respectent les délais et le budget.
« TimeControl nous donne vraiment une vue d’ensemble détaillée et complète de ce qui se passe dans notre entreprise à tout moment, dit Irene Peres. C'est une énorme source d'informations précieuses pour nous. »
Dans l'ensemble, les feuilles de temps sont conçues pour être très complètes; toutefois, le niveau de détail varie en fonction du rôle de l'utilisateur au sein de l'entreprise. Grâce aux filtres de TimeControl, les utilisateurs ne voient que les projets et les tâches qui les concernent, et la plupart des utilisateurs d'outre-mer utilisent le produit pour suivre l’évolution du projet afin de répondre efficacement aux besoins de soutien des clients premium et ainsi assurer leur satisfaction.
« Le niveau de détail est personnalisé et très transparent pour l'utilisateur, explique Irène, car celui-ci ne voit pas les détails plus ou moins complexes des feuilles de temps des autres utilisateurs et n'a donc pas à s'en occuper. »
« L'une des autres fonctionnalités intéressantes, ajoute-t-elle, est la possibilité d'attribuer des privilèges temporaires à un collègue pour l'aider à couvrir ses absences au travail. »
« Lorsque vous partez en vacances, c'est très simple", explique-t-elle. Il suffit d'aller dans TimeControl et de noter que cette personne me remplacera de telle date à telle date; cela fonctionne parfaitement. En arrière-plan, TimeControl garde la trace de la personne qui a effectivement apporté les modifications. »
Un excellent outil d’amélioration continue
Plus récemment, OPAL-RT a commencé à utiliser les données de feuilles de temps pour soutenir l'amélioration continue des processus. La capacité de production de rapports de TimeControl, ainsi que la possibilité d'intégration avec d'autres données dans Jira, Microsoft Project ou NAV, permettent de voir de première main les tâches auxquelles les ingénieurs et les développeurs consacrent leur temps. Tout écart par rapport au plan est immédiatement constaté par le chef de projet, qui peut intervenir pour apporter les modifications nécessaires.
Comme l'explique Mme Peres, les projets sont organisés de manière à faciliter la comparaison des différents types de tâches par l'analyse, en utilisant une identification commune des tâches dans tous les systèmes. « On ne peut gérer que ce que l'on a mesuré », fait-elle remarquer, soulignant que les données sur l’emploi du temps provenant de TimeControl font maintenant partie des mesures du rendement global et des indicateurs clés de rendement (ICR) de l'entreprise.
« Plus nous tirons de l'information décisionnelle clé de notre système de feuilles de temps, plus les gestionnaires viennent nous voir avec de nouvelles requêtes, ajoute Mme Vaillancourt. Il est fréquent qu'un gestionnaire vienne nous demander : « Comment puis-je améliorer l'efficacité de mon équipe? » ou « Pouvez-vous mesurer le nombre de projets que nous avons réalisés dans ce domaine? ». Ils aiment savoir où leurs ressources sont affectées, et c’est là que nous pouvons les aider à trouver la réponse. »
C'est là que la capacité d'appliquer des règles de validation dans TimeControl est cruciale. OPAL-RT a travaillé avec les consultants de Logiciel HMS pour établir des règles visant à améliorer la qualité des données de feuilles de temps saisies. Si un employé tente de saisir des informations en dehors du champ d'application d'une règle, le système émet aussitôt une alerte. Les erreurs éventuelles sont ainsi détectées automatiquement au moment où elles sont entrées, au lieu d'être découvertes beaucoup plus tard. Les administrateurs et les gestionnaires font confiance aux données de feuilles de temps déjà validées.
L'efficacité du système réside dans les détails
Chris Vandersluis, président et fondateur de Logiciel HMS, se dit impressionné par les différentes manières dont OPAL-RT analyse son utilisation du temps. « Saisir des données sur l’emploi du temps est simple; toutefois, c'est une fois que les données sont dans un système d'entreprise intégré que le défi commence, confie-t-il. OPAL-RT utilise les données de TimeControl pour améliorer ses processus, ce qui est extrêmement impressionnant. »
« Après deux décennies d'utilisation continue, déclare Mme Peres, TimeControl est devenu une partie intégrante du système d'entreprise d'OPAL-RT. Il nous est difficile d'imaginer travailler sans lui. C'est le seul système de feuille de temps que je me rappelle avoir utilisé ici », dit-elle, ajoutant que chaque fois que de nouveaux employés se joignent à son équipe, l'une des premières choses qu'ils remarquent, c'est à quel point leur feuille de temps est plus détaillée que celle de leur employeur précédent.
« Pour nous, il ne s'agit pas seulement de gérer not temps efficacement, mais aussi de disposer d’un outil de communication robuste sur lequel nous pouvons compter pour nous maintenir sur la bonne voie dans une industrie complexe et en évolution rapide », dit Mme Peres.
Vous pouvez télécharger cette étude de cas TimeControl sur : opalrt_case_study.pdf
Pour plus d'informations sur TimeControl, veuillez contacter : www.timecontrol.com/contact or info@hms.ca.
Pour plus d'informations sur OPAL-RT, veuillez consulter: www.opal-rt.com.